Functieomschrijving

Het programma Modernisering Informatievoorziening Bedrijfsvoering (MIB) bouwt aan de vernieuwing van de bedrijfsvoering ICT van de politie. We vervangen en moderniseren bedrijfsvoeringsystemen waarmee we beter en sneller kunnen werken. Maar niet alleen dat, ook de manier waarop we werken gaat veranderen. De IV-oplossingen die we inkopen, vragen om bijpassende werkprocessen.

Onderdeel van MIB is FMS+. Daartoe is uit een aanbesteding meerdere modules van SAP S4/Hana gekomen. In het project wordt met leverancier en implementatiepartner gewerkt aan een integrale oplossing (SAP) voor de huidige systemen voor financieel beheer, inkoop & contractmanagement, logistiek & middelenbeheer en portfolio- en projectmanagement.

Het sectorhoofd Voer- en Vaartuigen is nu proceseigenaar en ketenverantwoordelijke voor de dienstverlening van Voer- en Vaartuigen. Daar hebben meerdere diensten, sectoren en teams een aandeel in. Nieuw is dat hij ook Business Owner is van logistiek & middelenbeheer voor zover het voer- en vaartuigen betreft. Daarnaast moet de sector ook mee in wat andere Business Owners e.a. willen van de sector voor andere SAP modules. Voor een deel van de software in gebruik bij de sector geldt dat die in stand blijven (buiten FMS staand als "puntoplossingen") maar wel relaties en afhankelijkheden van de wel door SAP te vervangen huidige systemen hebben.

De organisatie

Je komt te werken voor de sector Voer- en Vaartuigen, onderdeel van de Dienst Facility Management van het Politiedienstencentrum (PDC). Voer- en Vaartuigen draagt landelijk zorg voor een passende, veilige en betrouwbare vloot, wagenpark en drones en aanverwante facilitaire dienstverlening voor de politie.

De sector Voer- en Vaartuigen bestaat uit de Teams Wagenparkbeheer (Rotterdam, Wijk bij Duurstede en Zwolle), Politiegarages (Amsterdam, Den Haag, Eindhoven en Rotterdam), Vaartuigonderhoud (landelijk) en Transport (Amsterdam, Den Haag en Rotterdam).

Een groot deel van het onderhoud, klein schadeherstel en de op- en inbouw van en aan het wagenpark wordt uitbesteed aan leveranciers. Daarvoor zijn we opdrachtgever, proceseigenaar en budgethouder. En nemen deel met vakinhoudelijke kennis aan alle projectteams voor aanbestedingen. Om "in control" te zijn op de dienstverlening voeren we ook werkzaamheden uit als 2e lijns servicedesk, contractmanagement, analyse & advies, prestatieverklaring, kwaliteitscontrole, managementinformatie, eerstelijns business control en issuemanagement. Ook zijn we productowner van software en bouwen en beheren het voertuigportaal op het H.A.A.S platform.

Wat vragen we van jou?

Verantwoordelijkheden:

• Als Business Projectleider FMS+ voor V&V ben je namens het MT V&V verantwoordelijk voor de succesvolle implementatie van een nieuw SAP ERP softwaresysteem binnen de afdeling. En waar nodig ook in de keten.
• Uitgaande van de implementatie strategie schrijf je mee aan het plan van aanpak voor de implementatie.
• Vanuit jouw verantwoordelijkheid voor de business, zie je erop toe dat de software conform de implementatie strategie en het plan van aanpak wordt ingevoerd.
• Je zorgt ervoor dat de business continuïteit wordt gewaarborgd. Signaleert en adviseert waar de Business Owner over moet besluiten.
• Je stuurt via een V&V business implementatie team de medewerkers van V&V aan betreffende de business verantwoordelijkheden in het project zoals data, werkinstructies en testen.
• Je zorgt ervoor dat de medewerkers voldoende worden getraind en dat er na live gaan voldoende support is als zaken anders verlopen dan verwacht.

Kernactiviteiten:

• Projectmanagement: meeschrijven van implementatie plan van aanpak; leidinggeven aan het V&V Business implementatieteam; regie voering op business continuïteit voor V&V; borging van kwaliteit van implementatie voor V&V; het project periodiek rapporteren op GOTIK (geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit).
• Business Continuïteit: Zorgen voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem overeenkomstig de implementatie strategie en plan van aanpak, met minimale verstoring van de bedrijfsvoering. Dit omvat ook het vooraf ontwikkelen van risicobeheerplannen en noodprocedures.
• Data Cleaning: Je stuurt het V&V implementatie team aan betreffende het opschonen van data in legacy systemen.
• Data migratie en koppelingen: Je stuurt het V&V team aan voor het voorbereiden en manueel muteren van masterdata en operationele data in het nieuwe softwaresysteem. Je houdt toezicht op de kwaliteit van geautomatiseerde data migratieprocessen en nieuw aangebrachte systeem koppelingen opdat de betrouwbaarheid en integriteit van data gewaarborgd blijft.
• Werkinstructies: Je zorgt ervoor dat V&V haar werkinstructies aanpast aan het nieuwe systeem.
• In en externe communicatie: je draagt zorg voor tijdige, eenduidige en effectieve communicatie naar de interne V&V organisatie en naar andere politieafdelingen en externe partners die zeker of mogelijkerwijs een impact gaan ondervinden door het software implementatie project.
• Opleiding medewerkers: Je zorgt dat de medewerkers voldoende getraind zijn voordat ze live kunnen gaan met de nieuwe software.
• Synchronisatie van systemen: Coördineren van noodzakelijke integraties van het nieuwe systeem met bestaande legacy systemen die tijdelijk of voor lange periode naast elkaar zullen blijven bestaan, ervoor zorgend dat gegevensconsistentie en systeemfunctionaliteit gewaarborgd blijven. Gedurende de periode dat processen zowel door het nieuwe systeem als door de legacy systemen lopen is extra aandacht voor consistentie van geconsolideerde rapportages.
• Testen: je zorgt ervoor dat het systeem serieus en zorgvuldig risico based wordt getest voor live gaan.

Wat bieden wij?

Tarief €100 all-in excl. BTW.